Un archivio ben organizzato è essenziale per la produttività personale e aziendale. Per archivio si intende una raccolta sistematica di registrazioni o documenti conservati per scopi storici, legali o commerciali, all’interno di una cartella portadocumenti in plastica. Sia nel contesto della nostra vita personale che in quello aziendale, mantenere un archivio ben organizzato determina numerosi vantaggi.
D’altronde, si tratta di rifornirsi di pochi elementi ma funzionali, i quali favoriscono il recupero delle informazioni in maniera rapida, così da risparmiare tempo e rendere l’attività maggiormente produttiva. La soluzione si rivela in prevalenza efficace in quei contesti in cui vige la frenesia, laddove un accesso rapido alle informazioni può fare la differenza nei processi decisionali e nella risoluzione dei problemi.
Inoltre, un archivio organizzato intensifica la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra colleghi. Non a caso, quando i documenti sono a disposizione di tutti i reparti, si accede con facilità alle informazioni rilevanti ottimizzando la comunicazione, profittevole al lavoro di squadra.
Sistemi di archiviazione: quale è il più efficiente per la tua azienda?
Uno dei più grandi problemi della documentazione è la loro vulnerabilità, facilmente attaccabile nella sicurezza. Ma questa sensibilità viene ridotta con l’ausilio di un archivio ben organizzato, che da solo migliora la sicurezza e la riservatezza dei dati.
Nondimeno, classificando ed etichettando correttamente i documenti, si garantisce un nascondiglio alle informazioni sensibili e un accesso interdetto ai non autorizzati o alle divulgazione accidentale. Questo aspetto è particolarmente importante nelle aziende in cui la privacy delle informazioni dei clienti è di estrema importanza.
Tuttavia, la documentazione viaggia su due rotaie: quella cartacea e quella digitale. Per la documentazione cartacea esiste una soluzione efficace di organizzazioni come l’uso di una cartella portadocumenti in plastica, la quale racchiude in un unico contenitore delle categorie di documenti affini.
Invece, a livello digitale esistono delle invettive più o meno criptiche, come le chiavette USB, le applicazioni e le piattaforme di raccolta dati libere o consultabili tramite una password. In questo modo, il livello di protezione si alza e l’azienda può mettere al sicuro tutti i suoi dati. In pratica, grazie al digitale non serve più ricorrere a un intervento edile per realizzare un nascondiglio in cui mettere al sicuro i documenti più sensibili.
Escamotage di organizzazione
Etichette e cartelle sono ottime per i documenti cartacei, poiché organizzano in maniera funzionale la scrivania e gli scaffali. In particolare, la cartella portadocumenti in plastica, vanta una resistenza superiore rispetto alla classica in carta. Difatti, per quante volte venga maneggiata, a differenza della carta, non si creano pieghe o strappi e si può infilare con facilità tra un faldone e l’altro.
L’archivio va controllato spesso per ordinare quei documenti che per fretta giacciono abbandonati. Purtroppo, si tratta di un lavoro che nessuno ama fare ma più si aspetta e maggiori sono i fogli lasciati liberi e incustoditi. Perciò, conteggiamo nel fine settimana uno spazio di tempo in cui riordinare l’archivio.
Invece, i documenti collocati nella dimensione digitale seguono altre regole. In questo contesto è utile dotare il proprio ufficio di strumenti e di software predisposti all’archiviazione, i quali da soli riescono a immagazzinare una quantità notevole di documenti. Offrono una soluzione di ricerca semplice e intuitiva e permettono ai lavoratori la condivisione di file, così da velocizzare la comunicazione tra reparti.
Ciononostante, come per l’archivio cartaceo, anche in questo caso è necessario ‘riordinare’, solo che l’operazione è finalizzata a fare il backup. Cosa significa? Vuol dire aggiornare l’archivio così da assicurarsi che nulla vada perduto e anche questa operazione andrebbe fatta almeno una volta a settimana. Il backup va fatto non solo al software o agli strumenti in uso, ma più in generale a tutti i dispositivi elettronici presenti in ufficio.
Per concludere, si possono sintetizzare tutti i vantaggi di una perfetta archiviazioni dei dati, poiché incrementa la produttività personale e aziendale, in quanto consente di recuperare facilmente le informazioni, promuove la collaborazione e la condivisione delle conoscenze. Infine, migliora la sicurezza e la riservatezza dei dati.